Contrat freelance community manager : ce qu'il doit prévoir
Le contrat de community management se distingue sur trois points : la propriété et la restitution des comptes et de leurs accès, le partage de la responsabilité éditoriale pour ce qui est publié, et le préavis, puisqu'il s'agit presque toujours d'un forfait mensuel récurrent qui constitue une part importante du revenu.
Le bon véhicule : la prestation récurrente
Le community management se facture presque toujours au forfait mensuel. Un contrat de prestation ponctuel est mal adapté : il ne traite ni la reconduction, ni le report des prestations non consommées, ni le préavis. Le format approprié est le contrat de prestation récurrente.
Définir le forfait sans se piéger
Un forfait mal borné devient une astreinte illimitée. Chiffrez :
- le nombre de publications par réseau et par mois ;
- le volume de modération : nombre de commentaires ou de messages traités, plage horaire, délai de réponse ;
- les réseaux couverts, nommément — l'ajout d'une plateforme est un avenant, pas une faveur ;
- le reporting : fréquence, format, indicateurs ;
- ce qui est exclu : production graphique, tournage, publicité payante, gestion de crise.
💡 Le report des prestations non consommées. Précisez que le forfait est dû en totalité, que les prestations non consommées un mois donné ne sont pas reportables, et qu'un dépassement fait l'objet d'une facturation complémentaire au tarif horaire. Sans cette clause, on vous demandera de « rattraper » les mois creux.
Les comptes et les accès : la clause la plus importante
C'est le premier motif de conflit en fin de mission. Le principe est simple, mais il faut l'écrire.
- Propriété : les comptes portant la marque du client lui appartiennent, y compris ceux créés par le prestataire dans le cadre de la mission.
- Rattachement : les comptes doivent être créés ou rattachés à une adresse e-mail et à un gestionnaire d'entreprise appartenant au client, le prestataire y étant ajouté comme administrateur ou éditeur. Ne créez jamais un compte professionnel sur votre e-mail personnel.
- Restitution : en fin de mission, remise complète des accès, transfert des droits d'administration, révocation des accès du prestataire, et remise des contenus produits sous forme exploitable.
- Sécurité : usage d'un gestionnaire de mots de passe, double authentification rattachée au client.
Responsabilité éditoriale : qui répond de quoi
Une publication maladroite peut causer un préjudice d'image sans commune mesure avec votre forfait. Le contrat doit répartir la responsabilité, et le curseur dépend du circuit de validation retenu.
| Circuit | Conséquence |
|---|---|
| Calendrier éditorial validé par écrit avant publication | Responsabilité éditoriale largement au client ; le prestataire répond de la conformité au calendrier validé |
| Publication libre dans une ligne éditoriale définie | Responsabilité partagée ; le prestataire répond du respect de la ligne éditoriale et de la charte |
| Réponses en modération, non validées une à une | Prévoir une charte de réponse annexée, qui devient la référence |
Dans tous les cas, plafonnez votre responsabilité au montant des prestations facturées et excluez les dommages indirects, notamment le préjudice d'image et la perte de chiffre d'affaires.
La gestion de crise
Un bad buzz, c'est des heures imprévisibles, souvent en soirée ou le week-end. Deux options défendables :
- Exclusion du forfait, avec un tarif horaire d'intervention exceptionnelle et un délai d'activation.
- Inclusion plafonnée : un nombre d'heures de crise par an inclus, au-delà duquel la facturation reprend.
Définissez ce qu'est une crise : au-delà d'un seuil de commentaires négatifs, en cas de reprise média, ou sur déclenchement écrit du client.
Droit à l'image et contenus tiers
Vous publiez régulièrement des visuels représentant des personnes : salariés, clients, participants à un événement. Deux règles à intégrer :
- toute personne identifiable doit avoir donné une autorisation d'utilisation de son image ; c'est au client de la recueillir, et le contrat doit le dire ;
- les visuels fournis par le client sont réputés libres de droits pour l'usage prévu, sous sa responsabilité.
Le traitement de données personnelles issues des réseaux — messages, coordonnées de prospects, jeux-concours — relève par ailleurs du RGPD. Si vous les traitez pour le compte du client, un contrat de sous-traitance au sens de l'article 28 du RGPD est nécessaire. Voir mentions légales & RGPD freelance.
Budgets publicitaires : ne jamais avancer
Si vous gérez des campagnes payantes, la carte bancaire utilisée doit être celle du client. Avancer un budget média sur vos fonds transforme un impayé de prestation en impayé de trésorerie, et le montant peut dépasser plusieurs fois votre honoraire. Prévoyez que le budget média est payé directement par le client à la plateforme.
Durée, reconduction, préavis
La structure classique : engagement initial de 3 à 6 mois, puis reconduction tacite par périodes mensuelles, avec un préavis de résiliation d'un à trois mois. Ce préavis est votre principale protection : un client qui représente une part significative de votre chiffre d'affaires et qui s'arrête du jour au lendemain met votre activité en difficulté.
Rappelons que, sur une relation ancienne et régulière, une rupture sans préavis suffisant peut être qualifiée de rupture brutale d'une relation commerciale établie au sens de l'article L.442-1 du Code de commerce. Voir résilier un contrat freelance proprement.
Questions fréquentes
À qui appartiennent les comptes de réseaux sociaux ?
Au client, dès lors qu'ils portent sa marque et son activité, même si c'est le prestataire qui les a créés. Le contrat doit le stipuler expressément et organiser la restitution complète des accès en fin de mission. Un compte créé sur l'e-mail personnel du prestataire est une source de conflit classique.
Qui est responsable d'une publication problématique ?
Cela dépend du circuit de validation. Si le client valide le calendrier éditorial avant publication, la responsabilité éditoriale lui revient largement. Si le prestataire publie sans validation, sa responsabilité contractuelle peut être engagée. Il faut donc écrire le circuit de validation.
La gestion de crise est-elle incluse dans un forfait mensuel ?
Seulement si le contrat le prévoit. Un bad buzz mobilise des heures imprévues, souvent hors horaires. La bonne pratique est d'exclure la gestion de crise du forfait et de prévoir un tarif d'intervention exceptionnelle.
Le community manager doit-il fournir les visuels ?
Uniquement si c'est prévu. Création graphique, photographie et montage vidéo sont des prestations distinctes de l'animation de communauté. Le devis doit préciser ce qui est inclus et à quel volume.
Quel préavis prévoir pour un forfait mensuel ?
Un à trois mois selon l'ancienneté et le poids du client dans votre activité. Sur une relation ancienne, un préavis trop court peut relever de la rupture brutale d'une relation commerciale établie.
Un contrat de prestation récurrente adapté à un forfait mensuel.
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